Προκειμένου να μεταφέρετε τα αρχεία σας που περιλαμβάνουν προϊόντα και συνεργάτες, στο εμπορικό πρόγραμμα που χρησιμοποιείτε, θα πρέπει να ακολουθήσετε τα επόμενα βήματα.
Το πρώτο και απολύτως απαραίτητο βήμα, είναι ότι τα δεδομένα σας πρέπει να είναι καταγεγγραμένα και να τηρούνται σε δύο αρχεία excel: ένα που περιέχει τα προϊόντα και ένα που περιλαμβάνει τους συνεργάτες.
Το επόμενο βήμα είναι σε κάθε ένα από τα αρχεία excel, να αλλάξετε τον τίτλο κάθε στήλης, σύμφωνα με τις οδηγίες που σας δίνουμε παρακάτω και τα κελιά της στήλης να έχουν το αντίστοιχο περιεχόμενο. Το πρόγραμμα αναγνωρίζει συγκεκριμένους τίτλους – ονομασίες για να μπορέσει στη συνέχεια να τους ενσωματώσει.
Έτσι λοιπόν οι αλλαγές γίνονται ως εξής:
Αρχείο – Εισαγωγή προϊόντων
Ακολουθούν οι ονομασίες που πρέπει να δώσετε στις στήλες, σε αντιστοιχία με το περιεχόμενο που πρέπει να έχουν:
- Description – Περιγραφή προϊόντος
- Vat - Ποσοστό ΦΠΑ σε αριθμό. πχ 13 ή 23. Χωρίς το σύμβολο %
- Price – Τιμή μονάδας
- Price<xxx> – Τιμή μονάδας σε εναλλακτικό τιμοκατάλογο. Το πρόγραμμα φτιάχνει ένα τιμοκατάλογο με ονομασία Price<xxx> όπου <xxx> είναι μία ελεύθερη περιγραφή για ονομασία τιμοκαταλόγου
- Barcode – Κωδικός Barcode
- Endprice – Εάν η τιμή μονάδας περιλαμβάνει ΦΠΑ τότε θα πρέπει να δώσετε την τιμή 1, αλλιώς 0. Σε περίπτωση που δεν αναγράφεται κάτι, το πρόγραμμα αυτόματα δίνει την τιμή 1
- Markup – Το επιθυμητό ποσοστό κέρδους
- Unit – Μονάδα μέτρησης. Εάν δεν την ορίσετε εσείς το πρόγραμμα αυτόματα την ονομάζει ΤΜΧ
- Unitdecpoints – ο αριθμός των δεκαδικών ψηφίων που θα μπορεί να δεχτεί η ποσότητα του είδους , όταν θα γίνονται υπολογισμοί για την μονάδα μέτρησης του. Έτσι για το κιλό που μπορεί να μετρηθεί ως 1,325 θα έχει 3 δεκαδικά, ενώ το τεμάχιο που δεν μπορεί να δοθεί σαν μισό, θα έχει 0 δεκαδικά. Εάν δεν δώσετε εσείς τον αριθμό, το πρόγραμμα αυτόματα δίνει τιμή δεκαδικών 0
- Rounding – η στρογγυλοποίηση που θα πρέπει να κάνει το πρόγραμμα για την τιμή πώλησης. Έτσι για να διανορφωθεί η τιμή πώλησης σε 0 ή 0,5, θα πρέπει να μπει το rounding σαν 0,5. Εάν δεν δώσετε εσείς τον αριθμό, το πρόγραμμα αυτόματα δίνει τιμή 0
- Category – η κατηγορία που ανήκει το προϊόν. Εάν δεν την ορίσετε το πρόγραμμα την ονομάζει main
- Type – Ο τύπος του προϊόντος. Αποδεκτοί τύποι είναι: n για κανονικό είδος, s για παροχή υπηρεσιών, c για είδος το οποίο έχει συστατικά και r για τα είδη εστιατορίου. Επομένως, το r αφορά μόνο τα προγράμματα Meridian και Delivery. Εάν δεν δώσετε εσείς τον τύπο, το πρόγραγραμμα δίνει τύπο n
- Code – Ο κωδικός του προϊόντος
- Recyclefee – το ποσό της ανακύκλωσης του προϊόντος. Εάν δεν τον ορίσετε, το πρόγραμμα δίνει ποσό 0
- Minstock – η Ελάχιστη ποσότητα αποθήκης. Εάν δεν την ορίσετε, το πρόγραμμα δίνει τιμή 0
- Amount – η ποσότητα του είδους στην αποθήκη. Εάν δεν την ορίσετε, το πρόγραμμα δίνει τιμή 0
- Rawmaterial – τα συστατικά του είδους όταν πρόκειται για παραγόμενο είδος. Τα είδη μπαίνουν το ένα μετά το άλλο και διαχωρίζονται με το «;». Το κάθε είδος θα είναι με «κωδικός», «ποσότητα», «μονάδα μέτρησης»
Αρχείο: Εισαγωγή συνεργατών (πελατών και προμηθευτών)
Ακολουθούν οι ονομασίες που πρέπει να δώσετε στις στήλες, σε αντιστοιχία με το περιεχόμενο που πρέπει να έχουν:
- Company – Επωνυμία εταιρείας
- Address – οδός διεύθυνσης έδρας
- House – αριθμός σπιτιού
- Pc – ταχυδρομικός κώδικας
- Town – πόλη διεύθυνσης έδρας
- Country – Χώρα συνεργάτη. Εάν δεν την ορίσετε, το πρόγραμμα αναγράφει Ελλάδα
- Phone – Τηλέφωνο
- Phone-2 – δεύτερο τηλέφωνο
- Phone-3 – τρίτο τηλέφωνο
- Discount – ποσοστό έκπτωσης
- Fax – αριθμός fax
- Fax-2 – αριθμός δεύτερου fax
- Vat – ΑΦΜ
- Code – κωδικός συνεργάτη
- Tax – Εφορία
- Profession – επάγγελμα
- Title – διακριτικός τίτλος εταιρείας
- Type – c για πελάτης, s για προμηθευτής. Εάν δεν τον ορίσετε, το πρόγραμμα τον αναγράφει c
- Email – email
- Creditlimit – όριο πίστωσης
- Ininvoicelist – 1 εάν ο συνεργάτης συμμετέχει στην κατάσταση ΜΥΦ, 0 εάν δεν συμμετέχει
- Comments – σχόλια συνεργάτη
- Floor – όροφος (για το Delivery μόνο)
- Bell – Όνομα στο Κουδούνι (για το Delivery μόνο)
- Restaurantdeliverynotes – σχόλια για τον πελάτη (για το Delivery μόνο)
- Restaurantdeliveryremarks – σχόλια για τον πελάτη που δεν τυπώνονται (για το Delivery μόνο)
- Unlimitedorder – η δυνατότητα λήψης παραγγελίας εκτός ελάχιστης καταναλωσης (για το Delivery μόνο)
- Numberplate – αριθμός κυκλοφορίας (για το Benzina)
- Payment – Τρόπος πληρωμής. Αποδεκτοί τρόποι Επιταγή, Μετρητοίς, Πίστωση, Πιστωτική Κάρτα, Συναλλαγματική. Εάν δεν τον ορίσετε το πρόγραμμα αναγράφει Μετρητοίς
- Πρόβλημα:
Τρόπος με τον οποίο θα γίνει εισαγωγή του αρχείου Excel στο πρόγραμμα
- Λύση:
Κατεβάστε το αρχείο διόρθωσης και εγκαταστήστε το στον υπολογιστή σας ακολουθώντας τις οδηγίες στην οθόνη. Τρέξτε το και επιλέξτε το κουμπί Εισαγωγή Ειδών για εισαγωγή των προϊόντων στην αποθήκη και το κουμπί Εισαγωγή Συνεργατών για την εισαγωγή των πελατών/προμηθευτών αντιστοίχως
