Για την εκτύπωση ενός παραστατικού απαιτούνται τα εξής βήματα:
Καθορισμός των παραμέτρων των παραστατικών
Πωλήσεις
Διαχείριση Παραστατικών
Επιλογή παραστατικού και δεξί κλικ Επεξεργασία
Τα πεδία που πρέπει να συμπληρωθούν είναι τα :
- Απαραίτητο (για να εμφανίζεται στη λίστα των διαθέσιμων παραστατικών στην έκδοση)
- Έκδοση παραστατικού (για να μπορεί να εκτυπωθεί)
- Φόρμα (επιλογή της φόρμας πατώντας στο κουμπί
και πηγαίνοντας στη θέση C:\Program Files\ArionSoftware\Commerce\Report. Οι διαθέσιμες φόρμες για τα παραστατικά είναι οι Inv7.rpt, InvA4.rpt, InvA4Laser.rpt, InvRion.rpt κ.α.)
- Μέσα στο CD στη θέση \Doc\InvBMP υπάρχουν διαθέσιμες φωτογραφίες των παραπάνω φορμών για να γίνει επιλογή εκείνης που εξυπηρετεί καλύτερα.
- Υπολογίζει ΦΠΑ (τα ΤΔΑ,ΤΠ,ΤΠΥ,ΑΛΠ παίρνουν την τιμή 1, τα ΔΑ, Ακυρωτικό παίρνουν την τιμή 0 και τα Πιστωτικό Τιμολόγιο, Πιστωτικό Έκπτωσης παίρνουν την τιμή -1).
Στο κάτω μέρος του παραθύρου που αναγράφει Σειρές Παραστατικού δημιουργήστε μια νέα εγγραφή με δεξί κλικ Νέα, όπου στο πεδίο Περιγραφή δηλώνετε την σειρά σας (αν έχετε), στο Εκτυπωτής επιλέγετε τον εκτυπωτή σας πατώντας στο αγγλικό ερωτηματικό και στην κενή λίστα από κάτω με δεξί κλικ Νέα Σειρά δηλώνετε την περιγραφή των αντιγράφων σας (Πελάτης, Λογιστήριο κτλ) αν τυπώνετε σε laser εκτυπωτή.
Επιλογή των στοιχείων του παραστατικού (Πελάτης, Είδη κ.τ.λ.)
Πωλήσεις
Έκδοση
Επιλογή του παραστατικού που θα εκτυπωθεί
Εισαγωγή πελάτη στο παραστατικό γίνεται αναγράφοντας μέρος από την επωνυμία ή κάποια νούμερα από το ΑΦΜ και πατώντας στο κουμπί ή πατώντας δύο φορές enter. Από τη λίστα με τους πελάτες που έχουν τα στοιχεία που έχουν δοθεί, η επιλογή γίνεται ή με διπλό κλικ ή πατώντας enter εφόσον έχει επιλεγεί εγγραφή.
Στην περίπτωση που δεν υπάρχει καταχωρημένος ο πελάτης στη λίστα, υπάρχει η δυνατότητα καταχώρησης του πατώντας το κουμπί Insert στο πληκτρολόγιο ή κάνοντας δεξί κλικ και επιλέγοντας Νέος πελάτης όπου και εμφανίζεται το παράθυρο Πελάτες στο οποίο γίνεται η εισαγωγή των στοιχείων.
Στη συνέχεια πατώντας στο κουμπί εμφανίζεται λίστα με τις καταχωρημένες παραγγελίες και με διπλό κλικ ή enter γίνεται η επιλογή της παραγγελίας του πελάτη (εφόσον υπάρχει).
Δίνεται επίσης η δυνατότητα καταχώρησης των ειδών του παραστατικού πατώντας το κουμπί Insert στο πληκτρολόγιο ή κάνοντας δεξί κλικ και επιλέγοντας Νέο Είδος όπου και εμφανίζεται το παράθυρο Είδος παραγγελίας στο οποίο γίνεται η αναζήτηση των ειδών της παραγγελίας. Αναγράφοντας τα πρώτα γράμματα από την περιγραφή του είδους ή κάποια νούμερα από τον κωδικό (στο πεδίο κωδικός) και πατώντας στο κουμπί ή πατώντας δύο φορές enter εμφανίζεται μία λίστα μόνο με τα είδη που έχουν τα στοιχεία που έχουν δοθεί. Με διπλό κλικ ή enter στην επιθυμητή εγγραφή, εμφανίζονται όλα τα στοιχεία του είδους. Αφού δοθεί η ποσότητα, πατώντας δύο φορές enter ή το κουμπί Καταχώρηση, γίνεται η καταχώρηση του είδους.
Τέλος πατώντας το κουμπί Εκτύπωση εκδίδεται το παραστατικό