Η επόμενη μέρα για τον διανομέα σου είναι εδώ.
Για πρώτη φορά στην ιστορία της παραγγελιοληψίας γίνεται οργάνωση του διανομέα. Η οργάνωση βοηθάει σε δύο τομείς. Ο ένας είναι η ευκολία και η οργάνωση της δουλειάς με ταυτόχρονη μείωση των χρονοτριβών με αποτέλεσμα εξοικονόμηση χιλιομέτρων, γρηγορότερης εξυπηρέτησης του πελάτη καθώς και ποιοτικότερες υπηρεσίες. Ο δεύτερος τομέας αφορά την παρακολούθηση του σε κάθε χρονική στιγμή είτε βρίσκεται εντός είτε εκτός του μαγαζιού.
Σήμερα με τα υπάρχοντα συστήματα παραγγελιοληψίας ο διανομέας με ένα barcode scanner μόνο διαβάζοντας τα χαρτάκια των παραγγελιών τις χρεώνεται στον λογαριασμό του και αυτόματα εκδίδεται η απόδειξη για τον πελάτη. Για να διευκολυνθεί ο διανομέας και να μην καθυστερήσει καθόλου, όταν υπάρχουν πολλές παραγγελίες έτοιμες προς παράδοση, ένας υπεύθυνος ομαδοποιεί τις κοντινές παραγγελίες υπολογίζοντας με το μυαλό τις αποστάσεις μεταξύ των ώστε μόλις γυρίσει ο διανομέας να πάρει ένα group και να φύγει. Παρόλα αυτά ο διανομέας για να είναι σίγουρος ότι δεν έχει γίνει λάθος ξανά κάνει έλεγχο των διευθύνσεων των ομαδοποιημένων παραγγελιών, που σημαίνει ότι χάνει χρόνο για μία δουλειά που έτσι και αλλιώς έχει γίνει. Αρκετές φορές διαφωνεί με την υπάρχουσα ομαδοποίηση αφού δεν την θεωρεί σωστή και ξανά κάνει την δουλειά του υπευθύνου από την αρχή. Σε άλλες περιπτώσεις όταν μία παραγγελία είναι λίγο μακριά και μία ακόμα ετοιμάζεται προς την ίδια μακρινή απόσταση ο διανομέας περιμένει να ετοιμαστεί και η δεύτερη παραγγελία για να τις πάρει και να τις πάει μαζί. Στο μεσοδιάστημα πιάνει κουβέντα με τους άλλους καθυστερώντας και αυτούς από την δουλειά τους. Επίσης παρατηρείται το φαινόμενο όταν ο διανομέας δεν θυμάται ή δεν ξέρει που ακριβώς βρίσκεται μία διεύθυνση να κοιτάει τον χάρτη ή να ρωτάει τους άλλους να του πούνε με συνέπεια να χάνει πολύτιμο χρόνο διανομής. Τέλος κατά την διαδικασία έκδοσης απόδειξης ο διανομέας που το πιθανότερο δεν είναι μόνος του περιμένει να πάρει από τον εκτυπωτή του ταμείου τις αποδείξεις για τον πελάτη. Η κατάσταση όπως περιγράφεται παραπάνω είναι η μεγαλύτερη απώλεια χρόνου κατά τον πλήρη κύκλο της λήψης-παρασκευής-διανομής μιας παραγγελίας. Υπάρχουν περιπτώσεις που ο διανομέας καθυστερεί μέσα στο μαγαζί για την παραλαβή παραγγελιών ψάχνοντας τρόπο να μειώσει τον χρόνο που θα είναι εκτός μαγαζιού περισσότερο από το να πήγαινε μία παραγγελία και να γύριζε. Εάν ο πελάτης έχει ζητήσει να τον πάρει ο διανομέας τηλέφωνο τότε τα πράγματα περιπλέκονται παραπάνω αφού ο διανομέας θα διαβάσει από το χαρτί της παραγγελίας το τηλέφωνο του πελάτη, θα πληκτρολογήσει τον αριθμό και θα καλέσει. Μία διαδικασία που εμπεριέχει τον κίνδυνο να πληκτρολογήσει λάθος αριθμό, να πάρει λάθος άνθρωπο και να καθυστερήσει ακόμα περισσότερο. Συμπληρωματικά σε όλα αυτά είναι το γεγονός ότι από την στιγμή που ο διανομέας είναι σε διανομή κανένας δεν ξέρει που ακριβώς βρίσκεται και για πόσο χρονικό διάστημα.
Σήμερα που ο κάθε διανομέας έχει ένα smartphone και συνεχώς το έχει πάνω του εμείς καταφέραμε να τον οργανώσουμε χωρίς να χρειαστεί να κουβαλάει επιπλέον εξοπλισμό.
Χρησιμοποιώντας την κάμερα του κινητού ο διανομέας διαβάζει το barcode της πρώτης έτοιμης παραγγελίας και το σύστημα εμφανίζει σε χάρτη με καρφίτσα την θέση του πελάτη. Διαβάζοντας το barcode της επόμενης παραγγελίας το σύστημα εμφανίζει με πράσινη καρφίτσα την θέση του πελάτη στον χάρτη εάν η παραγγελία βρίσκεται κοντά στην προηγούμενη ή με κόκκινη εάν όχι. Επαναλαμβάνοντας την ίδια διαδικασία, διάβασμα με την κάμερα του κινητού το barcode της παραγγελίας, ο διανομέας μόνος του χωρίς την βοήθεια κανενός, χωρίς σκέψη και χωρίς λάθη ομαδοποιεί τις κοντινές παραγγελίες. Αυτό από μόνο του δίνει κέρδος στην επιχείρηση τόσο αναφορικά με τον υπεύθυνο που δεν χρειάζεται αλλά και την εξάλειψη των λαθών στην επιλογή των παραγγελιών. Έχοντας επιλέξει ένα group παραγγελιών πατάει το κουμπί εκτύπωση για να εκδοθούν οι αποδείξεις λιανικής για τον πελάτη. Αυτές δεν θα τυπωθούν από τον εκτυπωτή του ταμείου αλλά στον φορητό εκτυπωτή που έχει πάνω του ώστε να μην χρειαστεί να συνωστίζεται περιμένοντας και ξεδιαλέγοντας τις αποδείξεις που είναι αρκετή καθυστέρηση ιδίως εάν είναι περισσότεροι διανομείς στην ουρά. Στην περίπτωση που ο πελάτης ζητήσει να τον καλέσει ο διανομέας, αυτός θα το κάνει χωρίς να πληκτρολογήσει το τηλέφωνο του πελάτη, αυτόματα μέσα από την εφαρμογή προς αποφυγή λαθών. Ξεκινώντας για την διανομή το σύστημα κάνει πλοήγηση και εμφανίζει στον χάρτη την κοντινότερη διαδρομή που πρέπει να ακολουθηθεί. Μόλις ο διανομέας παραδώσει την παραγγελία έχει την δυνατότητα να σημειώσει ότι παράδωσε για να γνωρίζει η επιχείρηση την κατάσταση της κάθε παραγγελίας και ταυτόχρονα να αφαιρεί τις παραδομένες από τις εκκρεμότητες του διανομέα.
Το επίσης σημαντικό κομμάτι της μηχανογράφησης του διανομέα είναι η παρακολούθηση του σε κάθε χρονική στιγμή που βρίσκεται εκτός επιχείρησης. Μέσω GPS η θέση του διανομέα είναι πάντα διαθέσιμη όπως επίσης και ο χρόνος που βρίσκεται σε κάθε σημείο.
Όλα γίνονται πιο απλά για τους διανομείς και για την επιχείρηση.
